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Informativa sul trattamento dei dati personali

Sportello digitale – servizio sperimentale (artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR; art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 – AI Act)

1. Che cos'è lo sportello

Lo sportello digitale è un assistente basato su intelligenza artificiale: non è una persona e non adotta decisioni. Cerca le informazioni già pubblicate dall'Istituto (pagine e documenti del sito www.icpalazzosg.edu.it) e le riassume indicando la fonte. Le risposte possono contenere errori: in caso di differenza fa sempre fede il documento ufficiale indicato.

2. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Titolare: Istituto Comprensivo Statale «San Giovanni Bosco», Piazza Caduti 22-23, 85026 Palazzo San Gervasio (PZ), rappresentato dal Dirigente scolastico pro tempore. E-mail pzic857003@istruzione.it, PEC pzic857003@pec.istruzione.it, tel. 0972 44231.

Responsabile della protezione dei dati (RPD): ins. Annamaria Di Marzio, nominata ad interim (decreto prot. n. 9827 del 02/11/2026), annamariadimarzio@icpalazzosg.edu.it.

3. Finalità e base giuridica

Il servizio serve a dare informazioni sull'organizzazione e sui servizi della scuola a famiglie, studenti e cittadini. La base giuridica è l'esecuzione di un compito di interesse pubblico (art. 6, par. 1, lett. e) GDPR), nell'ambito delle funzioni di informazione e comunicazione istituzionale dell'Istituto.

4. Quali dati sono trattati

• Il testo delle domande, necessario per generare la risposta. Prima dell'invio il sistema toglie automaticamente codici fiscali, numeri di telefono, indirizzi e-mail e IBAN.
• L'indirizzo IP, tenuto solo nella memoria temporanea del server per 10 minuti, per limitare l'uso eccessivo (al massimo 15 domande ogni 10 minuti); non viene registrato.
• Dati tecnici anonimi (ora, durata, numero di passaggi, quantità di testo elaborato, modello usato), senza il contenuto delle domande e senza indirizzo IP; un contatore delle visite e statistiche aggregate senza cookie di profilazione.

La conversazione resta nel browser di chi la usa: il server dello sportello non conserva il testo delle domande e delle risposte.

Non inserire dati personali, in particolare nomi di alunni, dati sulla salute o su situazioni familiari. Per pratiche individuali rivolgersi agli uffici di segreteria.

5. Le fonti consultate dallo sportello

Lo sportello consulta solo pagine e documenti pubblicati dall'Istituto. I documenti sono indicizzati sul server dopo un filtro automatico che esclude i dati personali e i brani che collegano nomi di persone a informazioni sensibili; i documenti che per loro natura contengono dati sensibili (ad esempio PEI, PDP, verbali GLO, certificati, graduatorie) non sono indicizzati.

6. Chi tratta i dati per conto della scuola

• Server: hosting su infrastruttura Aruba S.p.A. in Italia.
• Modelli di intelligenza artificiale: il testo della domanda (già ripulito) è elaborato da Groq, Inc. (USA) e, in caso di indisponibilità, da Anthropic PBC (USA) o da altri fornitori di inferenza.

L'uso di fornitori con sede negli Stati Uniti comporta un trasferimento di dati fuori dall'Unione europea, che avviene sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR. I tempi di conservazione presso i fornitori sono quelli indicati nelle rispettive condizioni contrattuali; gli estremi aggiornati si possono chiedere al Titolare o al RPD.

7. Conservazione

Il server dello sportello non conserva il testo delle conversazioni. I dati tecnici anonimi sono conservati per il tempo necessario al monitoraggio della sperimentazione.

8. Diritti

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione) scrivendo al Titolare o al RPD, e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Per studenti e ragazzi

Lo sportello è un programma, non una persona. Puoi chiedergli orari, circolari e regole della scuola. Non scrivere il tuo nome, quello dei compagni o cose personali. Se hai meno di 14 anni, usalo insieme a un genitore. Le risposte possono sbagliare: controlla sempre il documento che ti indica.

Servizio sperimentale. Informativa aggiornata al 6 novembre 2026.